Zoom Là Phần Mềm Gì? Khám Phá Chi Tiết Những Điều Bạn Nên Biết

Zoom là một trong những phần mềm hội họp trực tuyến phổ biến nhất hiện nay, được hàng trăm triệu người dùng trên khắp thế giới lựa chọn để học tập, làm việc và kết nối không giới hạn. Với giao diện thân thiện, nhiều tính năng thông minh và khả năng hỗ trợ linh hoạt trên cả máy tính lẫn thiết bị di động, Zoom đã trở thành giải pháp hàng đầu trong kỷ nguyên số. Không chỉ dừng lại ở việc gọi video đơn thuần, Zoom còn mang đến trải nghiệm toàn diện như chia sẻ màn hình, ghi lại buổi học, tạo phòng thảo luận nhóm, và nhiều tiện ích khác giúp tối ưu năng suất. Trong bài viết này, hãy cùng Thế Giới Phần Mềm AI khám phá chi tiết Zoom là phần mềm gì, cách sử dụng cũng như những mẹo nhỏ để tận dụng hiệu quả công cụ này trong công việc và cuộc sống.

1. Zoom là phần mềm gì?

Zoom là một nền tảng hội nghị trực tuyến được thiết kế để kết nối con người mọi lúc, mọi nơi. Với khả năng tổ chức cuộc họp video, lớp học trực tuyến, hội thảo quy mô lớn hay trò chuyện nhóm, Zoom nhanh chóng trở thành công cụ quen thuộc trong học tập, công việc và giao tiếp hàng ngày. Ứng dụng này hoạt động linh hoạt trên nhiều thiết bị như Windows, macOS, iOS, Android và cả trình duyệt web, mang đến sự tiện lợi tối đa cho người dùng.

Một số đặc điểm nổi bật của Zoom có thể kể đến:

• Cuộc gọi video đa dạng: Hỗ trợ cả hình thức trò chuyện 1-1 và họp nhóm với hàng trăm người cùng lúc.
• Chia sẻ màn hình: Giúp người thuyết trình, giảng viên hay nhân viên dễ dàng trình bày nội dung.
• Tính năng giơ tay và chat: Tăng tính tương tác, giúp mọi người tham gia có thể đặt câu hỏi hoặc thảo luận.
• Nền ảo (Virtual Background): Tạo sự chuyên nghiệp hoặc riêng tư trong các cuộc họp.
• Ghi âm và ghi hình cuộc họp: Lưu trữ trực tiếp trên thiết bị cá nhân hoặc đám mây để xem lại sau.

Nhờ những ưu điểm này, Zoom đã trở thành lựa chọn hàng đầu của doanh nghiệp, trường học và các tổ chức, đặc biệt trong bối cảnh xu hướng làm việc từ xa và học tập trực tuyến ngày càng phát triển mạnh mẽ.

2. Hướng dẫn cài đặt Zoom

Cài đặt Zoom trên máy tính là một quá trình rất dễ dàng, ngay cả với những ai không rành về công nghệ. Chỉ cần vài thao tác cơ bản, bạn đã có thể sở hữu ngay công cụ hỗ trợ học tập và làm việc trực tuyến hiệu quả.

Các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Mở trình duyệt web, tìm kiếm từ khóa “Zoom Meetings PC” và truy cập vào trang Download Center của Zoom. Tại đây, hãy chọn phiên bản phù hợp với hệ điều hành bạn đang sử dụng (Windows hoặc macOS).
• Bước 2: Nhấn nút Download để tải về tệp cài đặt. Sau khi tải xong, bạn có thể tìm thấy file này trong thư mục Downloads.
• Bước 3: Mở file vừa tải để bắt đầu quá trình cài đặt. Nếu dùng Windows, hãy nhấn Run để khởi chạy; còn trên macOS, chỉ cần thực hiện thao tác tương tự để hoàn tất cài đặt.
• Bước 4: Khi ứng dụng đã được cài đặt xong, hãy mở Zoom từ màn hình chính. Người mới có thể tạo tài khoản miễn phí, trong khi người dùng đã có tài khoản chỉ cần đăng nhập để sử dụng ngay.

Chỉ với vài bước nhanh gọn, bạn đã sẵn sàng tham gia vào các buổi họp, lớp học hoặc hội thảo trực tuyến cùng Zoom.

3. Cách sử dụng Zoom cơ bản

Sau khi cài đặt thành công, bạn có thể bắt đầu trải nghiệm Zoom với những chức năng cơ bản dưới đây. Mỗi tính năng đều được thiết kế trực quan, giúp người mới làm quen cũng có thể thao tác nhanh chóng.

• Đăng nhập vào tài khoản Zoom 
  • Mở ứng dụng và chọn Sign In để đăng nhập.
  • Bạn có thể sử dụng tài khoản Google, Facebook hoặc đăng nhập bằng email đã đăng ký.
  • Nếu chưa có tài khoản, chỉ mất vài phút để tạo mới và kích hoạt miễn phí.
  • Hãy cài đặt tên hiển thị và ảnh đại diện rõ ràng để dễ dàng nhận diện trong phòng họp. 
• Tạo phòng họp mới 
  • Chọn New Meeting để mở ngay một phòng họp trực tuyến.
  • Trước khi bắt đầu, bạn có thể chọn bật/tắt video để phù hợp với hoàn cảnh.
  • Sau khi phòng được tạo, nhấn Invite để mời người khác tham gia bằng cách gửi link hoặc Meeting ID kèm Passcode.
  • Nếu muốn kiểm soát việc ra vào, bật tính năng Waiting Room để duyệt từng người tham dự. 
• Tham gia vào phòng họp 
  • Nhấn Join, nhập Meeting ID và Passcode được người tổ chức cung cấp.
  • Ngoài ra, bạn có thể truy cập trực tiếp bằng đường link mời tham dự.
  • Khi tham gia, hãy kiểm tra micro và camera để đảm bảo âm thanh, hình ảnh hoạt động ổn định.
  • Nếu ở nơi công cộng, nên tắt micro mặc định để tránh gây ồn. 
• Chia sẻ màn hình 
  • Trong phòng họp, chọn Share Screen để bắt đầu chia sẻ nội dung.
  • Bạn có thể chọn toàn bộ màn hình hoặc một cửa sổ/tài liệu cụ thể.
  • Khi cần trình chiếu video, hãy tích chọn Share sound và Optimize for video clip để đảm bảo chất lượng âm thanh, hình ảnh.
  • Khi hoàn tất, chỉ cần nhấn Stop Share để trở lại màn hình họp. 
• Bật/tắt micro và video 
  • Nhấn Mute/Unmute để kiểm soát tiếng nói trong buổi họp.
  • Dùng Start/Stop Video để bật hoặc tắt camera tùy tình huống.
  • Có thể chọn đúng thiết bị micro/camera từ mũi tên cạnh biểu tượng để cải thiện chất lượng.
  • Mẹo nhỏ: phím cách (Space) hoạt động như nút “nhấn để nói”, rất tiện trong thảo luận. 
• Gửi tin nhắn trò chuyện (Chat) 
  • Nhấn Chat để gửi tin nhắn trong phòng họp.
  • Có thể gửi cho toàn bộ người tham dự hoặc chọn nhắn riêng cho từng cá nhân (nếu host cho phép).
  • Tính năng này hữu ích khi cần chia sẻ link, tài liệu hoặc đặt câu hỏi mà không làm gián đoạn người đang phát biểu.
  • Bạn cũng có thể sử dụng emoji để phản hồi nhanh, tạo không khí sôi nổi trong cuộc họp.

4. Các tính năng nổi bật của Zoom

Zoom không chỉ là một ứng dụng gọi video thông thường mà còn là công cụ hội họp trực tuyến toàn diện, mang đến trải nghiệm linh hoạt và tiện lợi cho cả học tập lẫn công việc. Với nhiều tính năng thông minh, Zoom giúp việc kết nối trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết.

• Họp trực tuyến chất lượng cao: Hỗ trợ video HD mượt mà, âm thanh rõ ràng, chia sẻ màn hình nhanh chóng, đồng thời cho phép ghi lại toàn bộ nội dung cuộc họp để xem lại khi cần.
• Trò chuyện trong cuộc họp: Người dùng có thể nhắn tin ngay trong phòng họp, gửi link, tài liệu hoặc đặt câu hỏi mà không gián đoạn người đang trình bày.
• Ghi âm và lưu trữ tiện lợi: Mỗi buổi họp đều có thể được ghi lại, lưu trên thiết bị cá nhân hoặc đám mây, giúp bạn dễ dàng chia sẻ cho những người vắng mặt.
• Phát biểu ảo và biểu tượng cảm xúc: Tính năng giơ tay ảo giúp quản lý phát biểu trật tự hơn, đồng thời biểu tượng cảm xúc tạo sự sinh động và tăng tính tương tác.
• Bảo mật an toàn: Mỗi phòng họp đều có mã hóa, mật khẩu và phòng chờ, đảm bảo chỉ người được mời mới có thể tham gia.

5. Các gói dịch vụ của Zoom

Để phù hợp với nhu cầu đa dạng, từ cá nhân đến doanh nghiệp lớn, Zoom mang đến nhiều gói dịch vụ khác nhau với tính năng linh hoạt và mức chi phí hợp lý. Người dùng có thể dễ dàng lựa chọn gói phù hợp nhất với mục đích sử dụng của mình.

• Zoom Basic (Miễn phí): Cho phép họp tối đa 40 phút, hỗ trợ đến 100 người tham gia và có 3 bảng trắng trực tuyến. Rất phù hợp cho cá nhân hoặc nhóm nhỏ.
• Zoom Pro: Kéo dài thời gian họp lên đến 30 tiếng, dung lượng lưu trữ đám mây 5GB, hỗ trợ phân quyền quản lý và có thể mở rộng quy mô đến 1000 người tham dự.
• Zoom Business: Phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, cung cấp thêm tính năng gắn logo công ty, URL cá nhân hóa, cùng báo cáo chi tiết sau mỗi cuộc họp.
• Zoom Enterprise: Dành cho tổ chức lớn với khả năng hỗ trợ 1000 người tham gia, lưu trữ không giới hạn trên đám mây, tích hợp AI và dịch vụ hỗ trợ toàn diện.
• Add-on bổ sung: Zoom Webinars và Large Meetings cho phép mở rộng số lượng người tham gia, phù hợp để tổ chức hội thảo trực tuyến, sự kiện lớn hay lớp học đông người.

6. So sánh Zoom với các nền tảng khác

Trong bối cảnh họp trực tuyến trở thành một phần quen thuộc của học tập và công việc, việc so sánh Zoom với những nền tảng phổ biến khác như Microsoft Teams và Google Meet sẽ giúp bạn đưa ra lựa chọn phù hợp nhất. Mỗi ứng dụng đều có ưu nhược điểm riêng, tùy thuộc vào mục đích và nhu cầu sử dụng của từng cá nhân hay doanh nghiệp.

6.1. So sánh Zoom với Microsoft Teams

• Tính năng hội họp: Zoom nổi bật nhờ khả năng tổ chức các buổi họp với tối đa 1.000 người tham gia (ở gói cao cấp), trong khi Microsoft Teams hỗ trợ tối đa khoảng 300 người. Tuy nhiên, Teams lại có lợi thế vượt trội khi tích hợp trực tiếp với bộ công cụ Microsoft 365 như Word, Excel hay PowerPoint, thuận tiện cho doanh nghiệp đã quen dùng hệ sinh thái này.
• Bảo mật: Cả hai nền tảng đều áp dụng mã hóa dữ liệu mạnh mẽ, nhưng Microsoft Teams thường được đánh giá cao hơn nhờ kế thừa các tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt từ Microsoft 365.
• Giá cả: Zoom cung cấp gói miễn phí nhưng giới hạn 40 phút cho các cuộc họp nhóm. Teams cũng có gói miễn phí, và đặc biệt là không giới hạn thời gian đối với cuộc gọi 1:1, rất phù hợp cho trao đổi cá nhân dài hơi.

6.2. So sánh Zoom với Google Meet

• Khả năng truy cập: Google Meet cho phép tham gia cuộc họp trực tiếp trên trình duyệt mà không cần tải ứng dụng, giúp tiết kiệm thời gian. Trong khi đó, Zoom yêu cầu cài đặt ứng dụng trên cả máy tính và điện thoại để sử dụng đầy đủ tính năng.
• Chất lượng hình ảnh: Zoom thường mang đến trải nghiệm video mượt mà, ổn định hơn trong điều kiện mạng trung bình. Google Meet đôi khi bị ảnh hưởng bởi tốc độ internet, khiến hình ảnh và âm thanh gián đoạn.
• Giới hạn người tham gia: Phiên bản miễn phí của Google Meet hỗ trợ tối đa 100 người, tương tự Zoom. Tuy nhiên, điểm khác biệt là Zoom giới hạn thời gian họp nhóm trong 40 phút, còn Google Meet thì cho phép kéo dài hơn tùy từng phiên bản.

7. Câu hỏi thường gặp về Zoom

Trong quá trình sử dụng Zoom, nhiều người thường gặp phải những tình huống khiến buổi họp hoặc lớp học bị gián đoạn. Dưới đây là một số thắc mắc phổ biến cùng cách xử lý đơn giản, giúp bạn nhanh chóng khắc phục và sử dụng Zoom hiệu quả hơn.

Học viên không tham gia được buổi học

Nếu không thể tham gia lớp học trực tuyến, hãy chắc chắn rằng bạn đã tải đúng ứng dụng Zoom về thiết bị. Khi nhận được liên kết mời, chỉ cần nhấn vào link hoặc nhập chính xác Meeting ID và Passcode để vào phòng. Nếu vẫn gặp lỗi, hãy thử đăng nhập lại tài khoản để đồng bộ tốt hơn.

Không nghe được tiếng của người khác

Khi không nghe thấy âm thanh trong cuộc họp, trước tiên bạn nên khởi động lại ứng dụng. Nếu tình trạng chưa được cải thiện, hãy kiểm tra cài đặt âm thanh và chọn đúng thiết bị phát (loa hoặc tai nghe). Trong một số trường hợp, việc tạo một phòng họp mới cũng có thể giải quyết được vấn đề.

Tiếng vọng (Echo) trong buổi họp

Tiếng vọng thường xảy ra khi bạn mở Zoom trên nhiều thiết bị gần nhau hoặc sử dụng loa ngoài. Để khắc phục, bạn chỉ cần tắt bớt thiết bị dư thừa và sử dụng tai nghe để giảm thiểu tình trạng dội âm, đảm bảo buổi họp diễn ra mượt mà.

Không bật được camera

Nếu camera không hoạt động, hãy vào phần Settings → Video để kiểm tra lại thiết bị. Bạn có thể chọn một camera khác nếu máy có nhiều tùy chọn. Trường hợp lỗi vẫn tiếp diễn, hãy khởi động lại ứng dụng hoặc cài đặt lại Zoom để khắc phục triệt để.

Không thấy tính năng Breakout Rooms hoặc Poll

Một số tính năng nâng cao như Breakout Rooms hay Poll chỉ khả dụng với tài khoản Zoom Pro trở lên. Hãy kiểm tra gói dịch vụ của mình, sau đó truy cập vào phần cài đặt tài khoản để kích hoạt. Khi đã bật, bạn sẽ thấy các tùy chọn này ngay trong giao diện cuộc họp.

8. Kết luận

Từ một ứng dụng hội họp trực tuyến, Zoom đã vươn mình trở thành nền tảng giao tiếp đa năng, góp phần thay đổi cách con người học tập, làm việc và cộng tác trong thời đại công nghệ. Việc nắm rõ cách sử dụng Zoom không chỉ giúp bạn dễ dàng kết nối với đồng nghiệp, bạn bè hay thầy cô mà còn mang đến cơ hội tận dụng tối đa những tính năng hữu ích để làm việc thông minh hơn. Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ trực tuyến ổn định, linh hoạt và hiệu quả, Zoom chắc chắn là lựa chọn không thể bỏ qua.