Microsoft Office 365 Là Gì? Ưu Điểm Nổi Bật Bạn Không Nên Bỏ Qua

Ngoài các phiên bản quen thuộc như Office 2016, 2019 thì Microsoft còn cung cấp thêm một phiên bản đặc biệt mang tên Office 365. Đây là một lựa chọn hoàn toàn khác biệt so với các bộ phần mềm trước đây. Vậy Office 365 là gì? Có gì hấp dẫn hơn Office 2016 hay 2019 mà bạn nên cân nhắc? Nếu bạn đang phân vân giữa việc có nên mua phần mềm hay không, bài viết này Thế Giới Phần Mềm AI sẽ giúp bạn giải mã sức hút của Office 365 được hàng triệu doanh nghiệp và cá nhân tin dùng.

1. Office 365 là gì?

Office 365 là bộ công cụ văn phòng hiện đại được Microsoft phát triển dựa trên nền tảng điện toán đám mây, mang đến trải nghiệm làm việc linh hoạt và thông minh hơn bao giờ hết. Khác với các phiên bản mua một lần như Office 2016 hay 2019, Office 365 hoạt động theo hình thức đăng ký, cho phép bạn truy cập và làm việc trên các ứng dụng như Word, Excel, PowerPoint,… từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Nhờ khả năng đồng bộ hóa theo thời gian thực, bạn có thể bắt đầu công việc trên máy tính và tiếp tục hoàn thiện nó ngay trên điện thoại hay máy tính bảng mà không hề gián đoạn.

Không chỉ dành cho cá nhân, Office 365 còn là “trợ thủ” đắc lực cho doanh nghiệp trong việc cộng tác và chia sẻ dữ liệu nội bộ. Thay vì gửi qua lại nhiều file đính kèm, bạn có thể làm việc nhóm trực tiếp trên cùng một không gian, nơi mọi thay đổi đều được cập nhật tức thời và hiển thị cho toàn bộ thành viên. Dù là cuộc họp nhóm, báo cáo tài chính hay chiến lược marketing, Office 365 giúp kết nối mọi người một cách mượt mà, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc rõ rệt.

2. So sánh Office 365 và Office 2016, 2019

Tiêu chí	Office 365	Office 2016 / 2019
Hình thức mua	Đăng ký thuê bao theo tháng hoặc năm	Mua một lần, sử dụng trọn đời
Giá thành	Trả định kỳ, chi phí ban đầu thấp nhưng lâu dài có thể cao hơn	Trả một lần, giá cao hơn lúc đầu nhưng không phát sinh thêm
Quyền sử dụng	Hết hạn thuê bao sẽ ngừng truy cập vào ứng dụng	Vĩnh viễn, không phụ thuộc vào thời gian
Bản cập nhật phần mềm	Luôn cập nhật phiên bản mới nhất và tính năng mới định kỳ	Chỉ nhận các bản vá bảo mật, không có tính năng mới sau khi phát hành
Gói ứng dụng đi kèm	Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher, Access (tùy gói)	Word, Excel, PowerPoint (Outlook trong bản cao hơn); không có Access hoặc Publisher
Khả năng sử dụng trên nhiều thiết bị	Dùng trên nhiều thiết bị cùng lúc (PC, Mac, smartphone, tablet), tối đa 5 thiết bị	Chỉ cài được trên một máy tính hoặc một thiết bị duy nhất
Tính năng làm việc nhóm và trực tuyến	Có – chỉnh sửa tài liệu cùng lúc, chia sẻ qua đám mây, mời người khác cộng tác trực tiếp	Không – phải gửi file qua email hoặc lưu trữ ngoại tuyến
Lưu trữ đám mây OneDrive	Miễn phí 1TB dung lượng đám mây, đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực	Không bao gồm OneDrive dung lượng lớn, không có đồng bộ tự động
Tính năng nâng cao trên điện thoại và máy tính bảng	Đầy đủ tính năng chỉnh sửa, soạn thảo nâng cao trên mọi thiết bị	Giới hạn tính năng nếu dùng thiết bị màn hình lớn hơn 10.1 inch
Khả năng chia sẻ tài khoản	Có thể chia sẻ với tối đa 5 người (gói Family hoặc Business Premium)	Không hỗ trợ chia sẻ người dùng
Tích hợp Microsoft Teams	Có – hỗ trợ họp trực tuyến, nhắn tin, làm việc nhóm qua Teams	Không có – cần cài thêm nếu muốn sử dụng Teams
Tính linh hoạt khi thay đổi thiết bị	Chuyển đổi thiết bị nhanh chóng, chỉ cần đăng nhập lại	Không linh hoạt, cần gỡ cài đặt nếu muốn dùng trên thiết bị khác
Phù hợp với ai?	Người làm việc từ xa, doanh nghiệp, cá nhân thường xuyên cập nhật công nghệ, cần cộng tác trực tuyến	Người dùng cố định, ít nhu cầu cập nhật, không cần tính năng đám mây
Hỗ trợ kỹ thuật từ Microsoft	Hỗ trợ 24/7 trong suốt thời gian thuê bao	Chỉ hỗ trợ trong quá trình cài đặt ban đầu
Cập nhật bảo mật và sửa lỗi	Liên tục và tự động	Có nhưng giới hạn – không bao gồm tính năng mới hoặc nâng cấp lớn
Tính khả dụng của AI và công cụ thông minh	Tích hợp AI, gợi ý thông minh, kiểm tra ngữ pháp nâng cao (ví dụ: Editor, Designer, Ideas)	Không tích hợp AI, chỉ có các tính năng truyền thống
Khả năng mở rộng theo nhóm	Dễ dàng nâng cấp số lượng người dùng, quản lý giấy phép tập trung	Không hỗ trợ mở rộng linh hoạt theo quy mô nhóm
Khả năng tích hợp dịch vụ khác của Microsoft	Tích hợp tốt với Outlook, Exchange, SharePoint, OneDrive, Azure	Giới hạn, không đồng bộ toàn bộ hệ sinh thái Microsoft

3. Office 365 giúp doanh nghiệp phát triển như thế nào?

Office 365 không chỉ đơn thuần là bộ công cụ văn phòng, mà còn là nền tảng chiến lược giúp doanh nghiệp hiện đại hóa quy trình, tăng tốc đổi mới và nâng cao hiệu suất tổng thể. Nhờ khả năng kết nối mượt mà giữa các phòng ban, chia sẻ dữ liệu theo thời gian thực và hỗ trợ cộng tác trực tuyến, Office 365 giúp tiết kiệm thời gian cho những công việc thủ công, từ đó doanh nghiệp có thể tập trung nhiều hơn vào sáng tạo và phát triển. Hệ sinh thái các ứng dụng thông minh tích hợp trong Office 365 chính là “bộ trợ lý số” toàn năng, đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình chuyển đổi số hiệu quả.

• Microsoft Connections: Nền tảng email marketing đơn giản, giúp gửi bản tin và chương trình ưu đãi tới khách hàng một cách chuyên nghiệp.
• Microsoft Listings: Hỗ trợ cập nhật và quản lý thông tin doanh nghiệp đồng bộ trên các nền tảng như Facebook, Google, Bing và Yelp.
• Microsoft Invoicing: Tạo và gửi hóa đơn nhanh chóng, thanh toán tiện lợi kể cả khi đang di chuyển.
• Outlook Customer Manager: Add-on quản lý mối quan hệ khách hàng hiệu quả, phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ chưa dùng CRM chuyên sâu.
• Microsoft Bookings: Quản lý lịch hẹn với khách hàng thông minh, tiết kiệm thời gian đặt lịch thủ công.
• MileIQ: Theo dõi và ghi lại số dặm công tác tự động, dễ dàng phân loại và báo cáo.
• Business Center: Trung tâm điều hành các ứng dụng kinh doanh trong Office 365, cho phép theo dõi hóa đơn, lượt đặt lịch, đăng ký email, và nhiều hơn nữa từ một giao diện duy nhất.

4. Office 365 gồm những công cụ nào?

Office 365 không chỉ đơn thuần là một bộ phần mềm văn phòng, mà là một hệ sinh thái đa dạng với hàng loạt công cụ hỗ trợ làm việc, cộng tác và quản lý thông minh. Bộ ứng dụng này giúp cá nhân và doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, giảm tải công việc thủ công và tăng tốc hiệu suất tổng thể. Nhờ sự kết hợp giữa phần mềm truyền thống và sức mạnh của công nghệ đám mây, người dùng có thể truy cập, chia sẻ và xử lý dữ liệu mọi lúc mọi nơi. Dưới đây là những công cụ nổi bật được tích hợp trong Office 365.

4.1 Microsoft Word – soạn thảo văn bản chuyên nghiệp

Microsoft Word trong Office 365 được nâng cấp với nhiều tính năng hỗ trợ viết thông minh như kiểm tra ngữ pháp nâng cao, gợi ý câu, và cộng tác trực tiếp theo thời gian thực. Người dùng có thể chia sẻ tài liệu với người khác, phân quyền chỉnh sửa và theo dõi thay đổi dễ dàng. Ngoài ra, Word còn cho phép lưu trữ đám mây, giúp bạn làm việc liền mạch trên nhiều thiết bị. Tính linh hoạt và độ ổn định cao khiến Word trở thành công cụ không thể thiếu trong mọi môi trường làm việc.

4.2 Microsoft Excel – phân tích và xử lý dữ liệu hiệu quả

Microsoft Excel giúp người dùng quản lý và phân tích dữ liệu từ đơn giản đến phức tạp với hệ thống hàm tính phong phú và công cụ biểu đồ trực quan. Trong Office 365, Excel được tích hợp trí tuệ nhân tạo để gợi ý dữ liệu, hoàn thiện công thức và kiểm tra lỗi logic thông minh. Bạn có thể cộng tác trên cùng một bảng tính với nhiều người cùng lúc, đồng bộ mọi thay đổi theo thời gian thực. Đây là công cụ lý tưởng cho kế toán, quản lý dự án, nhân sự hoặc bất kỳ ai làm việc với dữ liệu số.

4.3 Microsoft PowerPoint – tạo bài thuyết trình ấn tượng

PowerPoint trong Office 365 cho phép bạn thiết kế các bài thuyết trình hấp dẫn với nhiều mẫu sẵn có, hiệu ứng chuyển động mượt mà và công cụ thiết kế thông minh. Bạn có thể dễ dàng thêm video, âm thanh, biểu đồ hoặc hình ảnh động để tăng tính sinh động. Với tính năng Presenter Coach, bạn còn được gợi ý cách nói chuyện, nhấn nhá trong quá trình luyện tập. Việc chia sẻ và trình chiếu cũng được thực hiện nhanh chóng, kể cả khi họp trực tuyến hoặc qua Teams.

4.4 Microsoft Outlook – quản lý email và lịch làm việc

Outlook không chỉ là công cụ gửi và nhận email, mà còn là trung tâm quản lý lịch trình, danh bạ và công việc hằng ngày. Trong Office 365, Outlook được kết nối trực tiếp với các ứng dụng khác như Calendar, Teams và OneDrive, giúp bạn kiểm soát toàn bộ luồng công việc từ một nơi duy nhất. Bạn có thể lên lịch họp, gửi thư mời, đặt lời nhắc và theo dõi tiến độ dự án một cách chuyên nghiệp. Đây là lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp trong việc tổ chức và điều phối công việc nhóm.

4.5 Microsoft OneNote – ghi chú thông minh và linh hoạt

OneNote là công cụ ghi chú đa nền tảng, giúp bạn lưu trữ ý tưởng, thông tin và kế hoạch học tập hoặc làm việc một cách có tổ chức. Bạn có thể tạo nhiều sổ tay khác nhau, chia từng phần và từng trang để dễ quản lý nội dung. OneNote cho phép chèn hình ảnh, âm thanh, video hoặc bản vẽ tay tự do, cực kỳ linh hoạt cho những người thích ghi chú sáng tạo. Nhờ khả năng đồng bộ đám mây, bạn có thể truy cập sổ tay mọi lúc, mọi nơi và chia sẻ với đồng đội nếu cần.

4.6 Microsoft Teams – cộng tác và họp trực tuyến hiệu quả

Teams là nền tảng họp và làm việc nhóm phổ biến nhất hiện nay trong hệ sinh thái Office 365. Với khả năng tạo phòng họp ảo, trò chuyện theo nhóm, chia sẻ tài liệu, và tích hợp nhiều ứng dụng khác như Planner, Outlook hay OneDrive, Teams trở thành “văn phòng số” lý tưởng. Bạn có thể lên lịch họp, chia sẻ màn hình, ghi hình cuộc họp và giao việc ngay trong không gian chat. Đặc biệt, trong bối cảnh làm việc từ xa, Teams giúp duy trì sự kết nối và năng suất không gián đoạn.

4.7 Microsoft OneDrive – lưu trữ và chia sẻ dữ liệu an toàn

OneDrive là dịch vụ lưu trữ đám mây được tích hợp trong Office 365, giúp bạn lưu, đồng bộ và truy cập tài liệu từ bất kỳ thiết bị nào. Mỗi người dùng sẽ có 1TB dung lượng miễn phí để lưu file, chia sẻ và cộng tác trực tuyến. OneDrive còn có cơ chế bảo mật cao, hỗ trợ khôi phục dữ liệu và kiểm soát quyền truy cập tài liệu. Đây là giải pháp lý tưởng để lưu trữ an toàn và làm việc linh hoạt, không cần lo lắng khi mất thiết bị hay gặp sự cố máy tính.

4.8 Microsoft SharePoint – quản lý tài liệu và thông tin nội bộ

SharePoint là nền tảng mạnh mẽ cho doanh nghiệp trong việc tạo trang nội bộ, quản lý tài liệu và chia sẻ thông tin giữa các phòng ban. Bạn có thể xây dựng các cổng thông tin riêng, lưu trữ tài liệu theo cấu trúc, kiểm soát quyền truy cập chi tiết và theo dõi phiên bản file. SharePoint giúp tăng cường tính minh bạch, bảo mật và hiệu quả trong quá trình vận hành nội bộ. Đây là công cụ rất cần thiết cho doanh nghiệp đang số hóa quy trình quản trị.

5. Nên mua tài khoản Office 365 ở đâu?

Giữa hàng trăm nơi cung cấp phần mềm trên thị trường, việc lựa chọn địa chỉ uy tín để mua Office 365 là yếu tố quyết định trải nghiệm sử dụng lâu dài. Một trong những lựa chọn hàng đầu hiện nay chính là Thế Giới Phần Mềm AI, nơi không chỉ bán phần mềm – mà còn trao giải pháp trọn gói.

• Cung cấp Office 365 bản quyền chính hãng, đầy đủ tính năng, cập nhật liên tục từ Microsoft
• Là đối tác chuyên phân phối phần mềm như Adobe, Canva Pro, Zoom, Google One, ChatGPT,… tại Việt Nam
• Hóa đơn VAT rõ ràng, minh bạch – phù hợp cả cá nhân lẫn doanh nghiệp
• Đội ngũ kỹ thuật viên tận tâm, hỗ trợ nhanh chóng trong suốt quá trình sử dụng
• Cam kết giao sản phẩm đúng thời hạn, đúng chất lượng, đúng cam kết
• Hỗ trợ chi tiết từ lúc mua, cài đặt đến khi sử dụng – ngay cả với người không rành công nghệ
• Tư vấn đầy đủ cách kích hoạt bản quyền, đồng bộ dữ liệu trên OneDrive, cài đặt Teams, Outlook,…
• Hướng dẫn tận tay cách khai thác các tính năng thông minh như AI Editor trong Word hay phân tích nâng cao trong Excel
• Hỗ trợ kỹ thuật xuyên suốt 24/7, không giới hạn thời gian
• Chính sách chăm sóc sau bán hàng giúp bạn an tâm sử dụng dài hạn

6. Kết luận

Nếu bạn đang tìm kiếm một bộ công cụ văn phòng vừa mạnh mẽ, tiện lợi, cập nhật thường xuyên và phù hợp với xu hướng làm việc hiện đại, thì Office 365 là lựa chọn không thể bỏ qua. Không chỉ dừng lại ở Word, Excel hay PowerPoint, mà là một hệ sinh thái công nghệ tích hợp chặt chẽ, giúp bạn nâng tầm hiệu suất công việc mỗi ngày. Hãy trải nghiệm Office 365 để cảm nhận rõ rệt sự khác biệt mà công nghệ đám mây mang lại nhẹ nhàng, nhanh chóng và thông minh hơn bao giờ hết.